Politique de confidentialité

Politique de confidentialité du Camp Portneuf

Mise à jour : 15 septembre 2025

Le Camp Portneuf (« nous ») protège vos renseignements personnels conformément à la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (« Loi 25 »). La présente politique explique de façon claire nos pratiques de collecte, d’utilisation, de communication, de conservation et de sécurité de vos renseignements personnels, en ligne et hors ligne.

En accédant à notre site, en vous inscrivant à nos activités, en effectuant un don ou en communiquant avec nous, vous consentez aux pratiques décrites ci-dessous.

1) Portée et définitions

Portée : La politique s’applique à toute interaction avec le Camp Portneuf (site web, formulaires, inscriptions, dons, infolettre, échanges courriel/téléphone, événements, séjours).

Renseignement personnel (RP) : Information concernant une personne identifiée ou identifiable (p. ex. nom, coordonnées, date de naissance, renseignements de santé).

Renseignement personnel sensible : RP qui présentent une forte attente raisonnable de vie privée (p. ex. santé, données financières, biométrie).

Incident de confidentialité : Accès, utilisation, communication, perte ou atteinte non autorisés à des RP.

2) Renseignements que nous recueillons

• Identification et coordonnées : nom, prénom, date de naissance, adresse postale, courriel, téléphone.
• Dossier d’inscription : programmes/séjours choisis, préférences, besoins particuliers, renseignements de santé strictement nécessaires à la sécurité et à l’encadrement.
• Paiements : informations de transaction (voir § 6).
• Utilisation du site : témoins (« cookies ») et technologies similaires (voir § 7).

Nous ne vendons pas vos renseignements. Nous n’échangeons pas de listes de diffusion avec d’autres organismes.

3) Finalités (à quoi servent vos renseignements)

• Prestation de services : gestion des inscriptions/réservations, sécurité et santé des participants, soutien à la clientèle.
• Obligations légales et réglementaires : fiscalité, sécurité, tenue de livres.
• Amélioration continue : statistiques et mesure d’audience en mode agrégé.
• Communications : confirmations, informations de service et, avec votre consentement, envois promotionnels (infolettre).
• Aucune décision n’est prise exclusivement par traitement automatisé ayant des effets juridiques significatifs; aucun profilage individuel à de telles fins. Si cela devait changer, nous vous en informerions au préalable.
• Décisions automatisées : Aucune décision produisant des effets juridiques ou ayant un impact significatif sur une personne n’est prise exclusivement par un traitement automatisé de renseignements personnels. Si une telle pratique devait être introduite, nous vous en informerions au préalable et vous offririons la possibilité de demander qu’une personne révise la décision.

4) Consentement et règles pour les mineurs

Votre consentement est clair, libre, éclairé et donné à des fins spécifiques; vous pouvez le retirer en tout temps (voir § 11).

• Moins de 14 ans : consentement du titulaire de l’autorité parentale (sauf si manifestement au bénéfice de l’enfant).
• 14–17 ans : consentement du mineur (ou du parent/tuteur, selon le contexte).
• RP sensibles (p. ex. santé) : consentement explicite requis.
• Preuve du consentement : Nous tenons un registre interne afin de conserver la preuve du consentement donné pour la collecte, l’utilisation ou la communication de vos renseignements personnels. Cette preuve peut être conservée sous forme électronique (p. ex. cases cochées, confirmations courriel, formulaires) ou papier, et elle est accessible en cas de vérification ou de demande.

5) Communication à des tiers

Nous communiquons certains RP à des prestataires de services lorsque nécessaire (p. ex. plateforme d’inscription/billetterie, envoi d’infolettre, hébergement TI, passerelle de paiement). Ces prestataires ont un accès limité et sont liés par des obligations contractuelles (confidentialité, sécurité, sous-traitance, suppression à la fin du mandat).

Nous pouvons aussi communiquer des RP pour nous conformer à la loi (ordonnance, enquête) ou protéger nos droits.

Traitement hors Canada. Il est possible que des RP soient traités ou hébergés à l’extérieur du Canada (p. ex. services de courriel, analytique, paiement). Le cas échéant, nous exigeons des garanties équivalentes de protection et vous informons que ces RP peuvent être soumis aux lois locales (p. ex. accès par autorités étrangères).

Exemples de fournisseurs : À titre d’illustration, nous utilisons :

• une plateforme d’inscription et de billetterie (Qidigo) pour gérer les réservations;

• une passerelle de paiement (Stripe) pour traiter les transactions financières;

• des outils d’envoi d’infolettre (ex. Mailchimp) pour les communications électroniques;

• des services d’hébergement et d’analytique (ex. Google Analytics).
  

Chacun de ces fournisseurs est assujetti à des obligations contractuelles strictes en matière de confidentialité, de sécurité et de suppression des données en fin de mandat.

6) Paiements

Les paiements en ligne sont traités par un processeur certifié (conformité PCI DSS). Nous ne conservons pas les numéros complets de carte. Nous pouvons conserver les 4 derniers chiffres et la date d’expiration pour la gestion des remboursements et la conciliation.

7) Témoins (cookies) et technologies similaires

Nous utilisons des témoins et technologies comparables (p. ex. pixels) pour :
(a) assurer le fonctionnement essentiel du site, (b) mesurer l’audience en agrégé, (c) mémoriser vos préférences.

Un bandeau de consentement vous permet d’accepter/refuser les catégories non essentielles et de gérer vos préférences en tout temps (Gérer mes préférences). Vous pouvez aussi régler votre navigateur. Le refus de certains témoins peut limiter des fonctionnalités.

Catégories typiques : Essentiels (toujours actifs), Performance/Analytique, Fonctionnels, Marketing.

8) Mesures de sécurité

Nous appliquons des mesures administratives, techniques et physiques proportionnées à la sensibilité des RP : contrôle d’accès, chiffrement en transit et, lorsque pertinent, au repos; journalisation; tests et durcissement réguliers. Aucune méthode n’offre une sécurité absolue, mais nous faisons diligence raisonnable.

9) Incidents de confidentialité

Nous tenons un registre des incidents. Lorsqu’un incident présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons sans délai la Commission d’accès à l’information (CAI) et les personnes concernées, et déployons des mesures d’atténuation (isolement, enquête, correctifs, notifications).

10) Conservation et destruction

Nous conservons les RP uniquement le temps nécessaire aux finalités décrites et pour respecter les délais légaux (p. ex. fiscaux). Lorsque la conservation n’est plus requise, nous procédons à une destruction sécurisée ou à l’anonymisation. Un calendrier de conservation peut être fourni sur demande.

Exemples de durées de conservation :

• Dossiers d’inscription et renseignements de santé : 3 ans après la fin de la participation (ou plus longtemps si exigé par la loi).

• Informations de paiement et documents comptables : 7 ans conformément aux obligations fiscales.

• Infolettre et communications électroniques : jusqu’au retrait de votre consentement.

• Dons : 7 ans pour répondre aux exigences fiscales et de vérification.
  Ces durées sont indiquées à titre indicatif; un calendrier complet peut être fourni sur demande.

11) Vos droits

Vous pouvez exercer les droits suivants :

• Accès à vos RP et rectification en cas d’inexactitude;
• Retrait du consentement (sans effet rétroactif sur les traitements déjà effectués);
• Suppression (sous réserve d’obligations légales);
• Portabilité (lorsque applicable);
• Plainte auprès de nous (RPRP) ou de la CAI.
• Droit d’opposition : Vous pouvez en tout temps vous opposer à l’utilisation de vos renseignements personnels pour certaines finalités qui ne sont pas nécessaires à la prestation de nos services (p. ex. communications promotionnelles, analyses statistiques). Lorsque ce droit est exercé, nous cesserons l’utilisation de vos renseignements pour ces finalités, sauf motifs légitimes et impérieux ou obligations légales.

Nous répondons dans les délais prévus par la Loi 25. Des frais raisonnables peuvent s’appliquer dans certains cas permis par la loi.

12) Communications électroniques (LCAP)

Nous respectons la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP). Toute communication commerciale électronique comporte un mécanisme de désabonnement; vos préférences sont honorées sans délai indu.

13) Modifications de la politique

Nous pouvons mettre à jour la présente politique. La version en vigueur affiche la date en tête. Pour tout changement majeur, nous publierons un avis clair (p. ex. bannière sur le site ou courriel, selon le cas).

Coordonnées — Responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP)

François Leblond, directeur général
Courriel : francois.leblond@camp-portneuf.com
Téléphone : 418-987-5091 poste 4

Pour exercer un droit, poser une question, signaler un incident ou déposer une plainte, communiquez avec le RPRP. Vous pouvez également joindre la Commission d’accès à l’information du Québec.